Einsteiger freundliche Content Management Systeme
Immer mehr Unternehmen erwägen den Einsatz von Content-Management-Systemen (CMS), um ihre umfangreichen Daten effizient zu verwalten und intern wie extern verfügbar zu machen. Viele sind jedoch zurückhaltend, weil sie nicht wissen, was mit einem CMS auf sie zukommt. Sie wünschen sich eine einsteigerfreundliche Lösung, die leicht zu handhaben ist und sich nahtlos in das bestehende Unternehmensumfeld einfügt. Welche Merkmale ein einsteigerfreundliches CMS ausmachen, erläutert dieser Beitrag.
In Zeiten des Internets steigt der Bedarf an Informationen zusehends. Speziell im Web ist das Anbieten attraktiver Inhalte für Unternehmen ein wichtiger Marketing- und Kundenbindungsaspekt. Um dem gerecht zu werden, gilt es, Inhalte möglichst leicht zu generieren und vorzuhalten, um sie bei Bedarf sehr schnell bereitstellen zu können – natürlich zielgruppengerecht. Somit ist eine relativ große Menge an Inhalten vonnöten, die effizient verwaltet werden muss. Hier kommen Content-Management-Systeme (CMS) ins Spiel, die den Prozess von der Content-Erstellung bis hin zur zielgruppengerechten Veröffentlichung der Inhalte effektiv unterstützen. Ist unternehmensseitig die Entscheidung für ein CMS erst einmal gefallen, gilt es, ein System zu finden, das den Einstieg in die CMS-Welt möglichst reibungslos gestaltet, damit man zügig zum gewünschten Ergebnis kommt.
Modularität
Die Komplexität vieler CMS sowie die damit verbundenen Kosten halten Unternehmen oftmals ab, sich für den lohnenden Einsatz eines solchen Systems zu entscheiden. Aber CMS ist nicht gleich CMS. Es gibt modulare Systeme, die sich für den kostenbewussten Einstieg besonders gut eignen. Abhängig von der Unternehmensgröße und dem zu erwartenden Content bieten sie maßgeschneiderte Lösungen, die mitwachsen. Sie sind erweiterbar und passen sich flexibel dem jeweils aktuellen Unternehmensbedarf an – vom kleineren Web-Auftritt bis zum großen Internetportal oder Unternehmens-Intranet.
Plattformunabhängigkeit
Unternehmen arbeiten mit bestehenden Systemlandschaften, die sie beibehalten wollen und in die sich das CMS problemlos integrieren lassen sollte. Da diese Systemlandschaften sehr unterschiedlich beschaffen sein können und sich im Lauf der Zeit möglicherweise verändern, ist ein plattform- und systemunabhängiges CMS besonders wichtig, dessen Einführung ohne aufwändige IT-Umstellung vonstatten geht und das darüber hinaus zukunftsfähig ist.
Hinzu kommt, dass Content sogar innerhalb desselben Unternehmens vielfach mit unterschiedlichen Tools und in unterschiedlichen Systemumgebungen erstellt wird. Nicht selten wird es auch von extern zugeliefert. In der Regel ist die Content-Erstellung ein kollaborativer Prozess, an dem mehrere Personen beteiligt sind, die Inhalte unterschiedlicher Art und unterschiedlichen Formats liefern (Textdokumente, Bilder und Filme, wissenschaftliche Daten etc.). Deshalb muss gewährleistet sein, dass sich die Inhalte, ganz gleich wie und in welchem Format sie erstellt werden, problemlos in das CMS einpflegen lassen. In diesem Zusammenhang sind zuverlässige Importfunktionen wichtig, nicht zuletzt auch, um bereits bestehende Inhalte in das CMS einbringen und verwerten zu können und dadurch den Content-Bestand rasch zu erweitern.
Bedienfreundlichkeit
Von der Installation über die Content-Erfassung bis hin zur Veröffentlichung der Inhalte muss ein einsteigerfreundliches CMS den Anwender mit entsprechend komfortablen Funktionen begleiten. Hilfreich ist es, wenn sich die Bedienoberfläche an gängigen Standards orientiert (beispielsweise mit einem grafischen User-Interface) und die Software dank ihrer klaren und logischen Struktur sowie eingängiger und vertrauter Bedienelemente intuitiv nutzbar ist. Insbesondere die Konfiguration des Systems, die abhängig von den gewünschten Ergebnissen unterschiedlich aufwändig sein kann, sollte anwenderseitig ohne Programmierkenntnisse zu meistern sein. Für den mühelosen Einstieg haben sich Publikationsvorlagen (Templates) bewährt, die bei vielen Systemen in gewisser Zahl ohne Aufpreis mitgeliefert werden und bedarfsgerecht angepasst werden können. Dadurch kann der CMS-Einstieg meist ohne nennenswerten Konfigurationsaufwand erfolgen, was eine Veröffentlichung von Content in ansprechender Form schon innerhalb kürzester Zeit ermöglicht.
Komfortable Content-Erstellung und -Pflege
Content-Management-Systeme erleichtern das Erstellen von Inhalten allein schon dadurch, dass sie Inhalt und Layout strikt voneinander trennen, sich der Autor also keine Gedanken darüber machen muss, in welchem Layout seine Daten später veröffentlicht werden. Dadurch kann er sich ganz auf die Qualität der Inhalte konzentrieren, ohne gestalterische Gesichtspunkte berücksichtigen zu müssen, was seine Arbeit erheblich beschleunigt. Das ist speziell beim CMS-Einstieg von Belang, um möglichst rasch einen großen Content-Bestand zu erreichen. Mit diesem Ziel ist auch die bereits erwähnte Importfunktion wichtig. Daneben können Schnittstellen zu anderen Systemen hilfreich sein, die Daten auf automatisiertem Weg liefern (z. B. interne Warenwirtschaftssysteme sowie externe Datenquellen und Informationsdienste). Das erleichtert die Beschaffung von Inhalten zusätzlich und hilft dabei, den Content-Pool schnellstmöglich zu erweitern.
Da die Aktualität ein entscheidendes Qualitätskriterium des angebotenen Contents ist, müssen sich die bestehenden Inhalte schnell und problemlos auf den neuesten Stand bringen lassen. In diesem Zusammenhang ist besonders für CMS-Neulinge eine gute Übersichtlichkeit der gespeicherten Content-Bausteine unabdingbar. Inhalte, die zur Aktualisierung anstehen, müssen leicht auffindbar sein und sich mühelos bearbeiten lassen. Die Möglichkeit der Content-Versionierung kann die inhaltliche Pflege zusätzlich erleichtern, weil durchgeführte Änderungen dokumentiert werden und dadurch jederzeit abrufbar und nachvollziehbar sind.
Übersichtliche Datenhaltung
Wie schon gesagt ist es von großer Bedeutung, stets einen guten Überblick über die gespeicherten Inhalte zu haben – einerseits für etwaige Aktualisierungsarbeiten, andererseits aber auch für die spätere Publikation. Die Übersichtlichkeit und die damit verbundene Auffindbarkeit setzen eine strukturierte und effiziente Datenablage voraus. Deshalb ist es von Anfang an wichtig, die erfassten Inhalte sinnvoll zu ordnen. Der CMS-Einstieg geht bei Anwendern aber vielfach mit einer gewissen Unsicherheit hinsichtlich der Datenorganisation und -ablage einher. Und so ist systemseitige Unterstützung gefragt. Das gibt dem Anwender Sicherheit und nimmt ihm die Angst, Inhalte eventuell später nicht mehr ohne weiteres wiederzufinden. Einsteiger- und benutzerfreundliche Content-Management-Systeme stellen in der Regel Strukturierungshilfen für die Inhalte bereit. Das können Beispielkategorien sein, anhand derer der Anwender seine Inhalte logisch ordnen kann. An solchen Kategorien können sich insbesondere CMS-Neulinge erst einmal orientieren, um sie zu gegebener Zeit entsprechend den eigenen Bedürfnissen zu modifizieren und zu erweitern.
Publikation auf Knopfdruck
Gerade beim CMS-Einstieg werden die ersten dynamisch generierten Publikationen (Content-Ausgaben) meist mit großer Spannung erwartet. Damit die gespeicherten Inhalte zügig veröffentlicht werden können, sollte sich der Publikationsprozess zeitsparend und so einfach wie möglich gestalten. Idealerweise werden die verfügbaren Templates und die zulässigen Ausgabeformate in Listenform zur Auswahl angeboten. Die Zusammenstellung der zur Veröffentlichung anstehenden Inhalte (Content-Bausteine) sollte dank einer guten Übersichtlichkeit schnell von der Hand gehen. Eine Vorschaufunktion hilft zusätzlich, das Publikationsergebnis zu prüfen, bevor es freigeschaltet wird. Und so sollte von Anfang an einer erfolgreichen Veröffentlichung nichts im Wege stehen.
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